1. tévhit:

„A mesterséges intelligencia és a könyvelőprogramok hamarosan teljesen kiváltják a könyvelőket.”

Az igazság: Bár egyre több AI alkalmazás és könyvelőszoftver jelenik meg, ezek nem szüntetik meg a könyvelők szerepét, inkább átformálják azt. Gyakori félelem, hogy a technológia miatt “nem kell többé emberi könyvelő”, de ez túlzás. Ahogy korábbi cikkünkben is rámutattunk, az AI a monoton feladatokban segít, de a stratégiai döntésekhez és az egyedi esetek kezeléséhez továbbra is emberi szakértelem kell. A szakmai szervezetek vezetői is hangsúlyozzák, hogy az AI a könyvelők szövetségese, nem pedig konkurenciája . Az emberi kreativitás, problémaérzékenység és etikai döntéshozatal olyan tényezők, amiket egy szoftver nem tud pótolni. Tehát nyugodtan kijelenthetjük: a könyvelők munkája átalakul, de nem tűnik el. Az okos könyvelők pedig maguk is használják az AI-t a hatékonyságuk növelésére, ami végső soron az ügyfeleik javát szolgálja.

2. tévhit:

„A könyvelés csak abból áll, hogy a könyvelő mindent elintéz helyettem, nekem (a cégvezetőnek) semmi dolgom vele.”

Az igazság: Sokan gondolják úgy, hogy ha van egy jó könyvelő, akkor a cégvezetőnek egyáltalán nem kell törődnie a pénzügyekkel – ez azonban veszélyes félreértés. A könyvelő és az ügyfél együttműködése kétirányú utca. A könyvelő feladata a tranzakciók rögzítése, a bevallások elkészítése, a szabályok betartása, de a szükséges információkat időben meg kell kapnia az ügyféltől. Például a számlák, bizonylatok rendezett átadása az ügyvezető felelőssége, ahogy a fontos döntésekhez (pl. hitelfelvétel, beruházás) kapcsolódó dokumentumokat is a cégvezetőnek kell szolgáltatnia. Sok félreértés adódik abból is, hogy mit várhatunk el egy könyvelőtől. A világos szerződésben mindig rögzítik, mi tartozik a könyvelési szolgáltatás körébe és mi nem – például egy hitelkérelem üzleti tervének megírása vagy bizonyos adminisztratív feladatok (pl. bérszámfejtés) gyakran nem részei az alap könyvelési megbízásnak. Ha ezeket is szeretnénk, külön kell megegyezni. Összefoglalva: a könyvelő sok terhet levesz a válladról, de neked is együtt kell működnöd vele – ettől lesz pontos és időben elkészített a könyvelésed.

3. tévhit:

„A könyvelő automatikusan adótanácsadó is, minden adózási kérdésben segít.”

Az igazság: Bár sok könyvelő rendelkezik adótanácsadói képesítéssel vagy mély ismeretekkel az adózás terén, valójában a könyvelés és az adótanácsadás két külön szakma. A könyvelő fő feladata a gazdasági események rögzítése, a pénzügyi kimutatások elkészítése, míg az adózási tanácsadás során egy szakértő optimális adózási stratégiát javasol, válaszol speciális adózási kérdésekre és segít a jogszabályok értelmezésében . Természetesen egy tapasztalt könyvelő sok általános kérdésben tud segíteni (például felvilágosít az áfa-bevallás menetrendjéről vagy alapvető adózási szabályokról), de nem várhatjuk el, hogy ingyenes adótanácsadóként minden különleges ügyben iránymutatást adjon . Ha komoly adóoptimalizálási tanácsokra vagy speciális kérdésekre (pl. nemzetközi adózás, cégcsoporton belüli transzferek) van szükség, akkor érdemes külön adótanácsadót megbízni – vagy olyan komplex szolgáltatót választani, aki mindkettőt kínálja. Ne feledjük: a könyvelőnk a pénzügyi adataink szakértője, de nem feltétlenül a bonyolult adóügyeké. Az AI-alapú asszisztensek egyébként ezen a téren is segíthetnek, hiszen egyszerűbb adózási tanácsadás jellegű kérdésekre azonnali választ adhatnak, de összetett ügyekben mindig vonjunk be humán szakembert is.

4. tévhit:

„Ha hiba van a könyvelésben vagy az adózásban, azért mindig a könyvelő a felelős.”

Az igazság: Kétségtelen, hogy a könyvelőnek nagy a felelőssége a pontos munka és a határidők betartása terén. Ugyanakkor fontos tisztázni, hogy a jog szerint is az ügyvezető (vállalkozó) a felelős a cég adóügyeiért – hiszen az adóbevallások az ő nevében kerülnek beadásra. A jó könyvelő természetesen igyekszik minden hibát megelőzni és felhívni a figyelmet a problémákra, de ha az ügyfél hibás vagy hiányos adatokat ad át, abból könnyen lesznek könyvelési hibák. Például ha egy számlát nem juttatsz el a könyvelődhöz időben, az kimaradhat a bevallásból; vagy ha egy szerződést nem mutatsz meg, amiből adókötelezettség adódik, a könyvelő sem tud róla. A felelősségi köröket általában a szerződés rögzíti is: mi az, amiért a könyvelő felel, és mi az, amiért az ügyfél . Természetesen, ha a könyvelő hibázik (pl. elszámol valamit vagy lekés egy határidőt), a jó szakember vállalja és javítja a hibát. Gyakori azonban, hogy a könyvelési hibák oka kommunikációs zavar vagy az információk hiánya. Ezért is fontos, hogy ügyfélként is aktívan figyeljünk a pénzügyekre, rendszeresen egyeztessünk a könyvelővel, és adjunk át neki minden szükséges adatot. Egy felelős cégvezető és egy profi könyvelő együtt sokkal kisebb eséllyel követ el hibát. Ha mégis baj van, együtt lehet helyrehozni – de ne gondoljuk, hogy a vállalkozónak semmi dolga nincs a hibák elkerülésében.

5. tévhit:

„Egy kisvállalkozó minek költsön könyvelőre? Egy apró cég könyvelését bárki meg tudja oldani saját maga.”

Az igazság: Sok induló kisvállalkozó gondolja úgy, hogy spórolhat a könyvelő díján, ha mindent saját maga intéz. Elvégre kevés a bizonylat, ott a számlázóprogram, meg egy egyszerű adózási forma – mi baj lehet? A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy a könyvelés kisvállalkozóknak is kihívás. Az adózási és jogi szabályok ismerete nélkül könnyű elkövetni olyan könyvelési hibákat, amelyek később bírságokhoz vagy veszteséghez vezethetnek. Például egy rosszul megválasztott adózási mód vagy egy elmulasztott bejelentési kötelezettség komoly pénzekbe kerülhet. Ráadásul az adminisztráció időt rabol el a vállalkozótól, amit a saját üzletének fejlesztésére is fordíthatna. Egy jó könyvelő – vagy modern alternatívaként egy AI-alapú könyvelési asszisztens – időt és pénzt spórolhat a kis cégnek azáltal, hogy precízen és hatékonyan kezeli a pénzügyeket, és segít kihasználni a törvény adta lehetőségeket (legyen szó akár adókedvezményekről, akár költségelszámolásról). Fontos belátni, hogy a könyvelés nem luxus, hanem a vállalkozás biztonságának és növekedésének alapja. Egy kis cégnek is szüksége van rendezett könyvelésre ahhoz, hogy átlássa a helyzetét és megalapozott üzleti döntéseket hozzon. Ma már elérhetők megfizethető online könyvelési szolgáltatások, sőt AI-chatbotok, amelyek megválaszolják a gyakori kérdéseket – így kombinálhatod a saját munkádat a szakértői támogatással. Összességében: ne dőlj be annak a tévhitnek, hogy a könyvelés lényegtelen egy kisvállalkozásban. Inkább tekints rá úgy, mint a sikered egyik pillérére.

Bónusz tipp: Ha bizonytalan vagy pénzügyi kérdésekben, de még nem tartasz ott, hogy főállású könyvelőt vegyél fel, próbáld ki az AccountIQ AI-asszisztensét. Gyors válaszaival és naprakész tudásával segít eligazodni az adózás és könyvelés útvesztőiben, így még időben választ kapsz, mielőtt hibát vétenél. Persze komoly döntéseknél a szakember tanácsát semmi nem pótolja – de az AI sok apró kérdésben leveszi a terhet a válladról.